Die meisten Menschen, mit denen ich im Coaching arbeite, haben einfach viel zu viel zu tun. Und die Unternehmen tragen mit Reportings und administrativen Komplikationen zur Arbeitslast bei. Wie gelingt es unter diesen Umständen, seine wichtigen Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren?

Im Moment arbeite ich mit einem ganzen Vertriebsteam in Einzelcoachings. Da sie alle aus der gleichen Firma sind, tauchen bestimmte Themen natürlich immer wieder auf. Eins davon: Zuviele Aufgaben für die zur Verfügung stehende Zeit. In der Konsequenz arbeiten manche aus dem Team einfach viel zu viel, andere schieben die Verpflichtungen immer wieder vor sich her. Glücklich ist niemand mit der Situation.

Nun wäre es natürlich eine Sache den Arbeitsumfang managementseitig zu reduzieren und optimieren. Aber sein wir mal ehrlich: Die Chancen stehen, wie in den meisten größeren Unternehmen, denkbar schlecht. Also muss sich jeder selbst einen Weg suchen, mit den Aufgaben klar zu kommen und die wichtigsten nicht aus den Augen zu verlieren. Ein Weg, mit dem das gelingen kann ist die Definition einer eigenen Mission: 

1. Formuliere deine Mission
   Dazu musst du dir als erstes im Klaren werden, was deine Mission in deinem Job überhaupt ist. Wofür stehst du morgens auf? Ja klar, Geld gehört auch dazu. Aber du weisst selbst, wie gering der Motivationsfaktor von Geld wirklich ist, wenn du dich einmal an dein Gehalt gewöhnt hast.Deshalb bitte etwas spezifischer. Einer meiner Coaching-Klienten, ein Key-Account-Manager, formulierte seine Mission zum Beispiel so: „Meine Kunden müssen unsere Firma gern haben, damit sie bei uns kaufen. Dafür zu sorgen, ist meine wichtigste Aufgabe.“ Deine Mission könnte sein, durch deine Arbeit, deinen Kollegen das Leben leichter zu machen. Oder arbeitest du dafür, dass sich deine Kunden im Bezug auf euer Produkt nie Sorgen machen müssen?

   Ich persönlich glaube, dass eine Mission besonders gut funktioniert, wenn eine emotionale Komponente enthalten ist, wie du an den Beispielen siehst. Sorge ausserdem dafür, dass du mit Hilfe deines Leitsatzes deine offiziellen Ziele erreichst oder möglichst übertriffst. Das ist nämlich die Voraussetzung dafür, dass du dir einige Freiheiten herausnehmen kannst. Und natürlich muss sich deine Mission auch mit deinen persönlichen Prioritäten unter einen Hut bringen lassen.

2. Definiere deine Entscheidungskriterien
   Wenn du deine Mission klar hast, kannst du dir überlegen, welche Entscheidungskriterien für deine Arbeitsaufgaben sich daraus ergeben. Der Key Account Manager aus dem Beispiel stellt sich ab sofort immer die Frage: „Trägt das dazu bei, dass unsere Kunden unsere Firma gern haben?“ Es gibt eine Menge Dinge, die genau dafür wichtig sind, zum Beispiel, dass er gut erreichbar ist oder schnell Hilfe organisiert, wenn es ein Problem gibt. Aber auch seine gute Laune ist ein Erfolgsfaktor. Dazu muss er ausgeschlafen und entspannt sein. Alles, was dazu beiträgt bekommt also auch Priorität. Andere Aufgaben beeinflussen dagegen das Wohlbefinden seiner Kunden überhaupt nicht. Zum Beispiel die ungeliebten Reportings.Formuliere deine Entscheidungskriterien anhand deiner Mission. Und erledige in Zukunft deine Arbeit anhand der, sich daraus ergebenden Prioritäten. Das bringt uns allerdings unweigerlich zum Punkt 3:

3. Mache dich unbeliebt
   Sieh’s mal so. Wenn du deine Arbeit nicht schaffst, ist immer irgendjemand in deiner Firma oder aber unter deinen Kunden sauer auf dich. Wenn du sie schaffst, leidet meistens das Privatleben und Familie oder Freunde fühlen sich vernachlässigt. Wie du es also machst, ist es verkehrt.Mein Vorschlag ist deshalb, dass du dich in Zukunft gezielt und mit Absicht unbeliebt machst, indem du bewusst entscheidest, was du vorrangig tust und was später. Es kann auch sein, dass du bestimmte Aufgaben weniger sorgfältig und damit schneller erledigst. Und bei denen, die deiner Mission dienen, gibst du dir größere Mühe.

   Du kannst aber auch entscheiden, gewissen Aufgaben gar nicht zu erledigen und damit einen Konflikt einzugehen. Die Voraussetzung dafür ist allerdings, dass du in deinem Job so gut bist, dass dein Unternehmen dich nicht verlieren will. Übrigens: Deine Weigerung bestimmte Dinge zu machen, die zum Beispiel für das Wohlbefinden deiner Kunden völlig irrelevant sind, könnte eventuell sogar eine Diskussion an, die etwas verändert. Ich habe so etwas schon erlebt. Allerdings brauchst du einen extrem breiten Rücken, um so etwas auszuhalten. Wenn du dir das nicht antun willst, finde lieber Wege, die unwichtigeren Jobs „quick and dirty“ zu erledigen. 

Und jetzt noch ein kleiner Trick. Die Entscheidungsfrage würde ich mir nur bei Aufgaben stellen, deren Erledigung etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt. Alles was in 10 Minuten oder weniger erledigt ist, mach einfach sofort. Du könntest dir auch jeden Tag, morgens als erstes eine Stunde reservieren, in der du ungeliebte Jobs abarbeitest, damit du den Rest des Tages für alles Wichtige frei hast. 

Für viele meiner Coaching-Klienten funktionieren diese Tipps. Ich freue mich, wenn es für dich auch so ist. Schreib mir gerne einen Kommentar unter diesen Beitrag.