…ODER BEHERRSCHEN DEINE E-MAILS DICH?

In der letzten Zeit habe ich mit einigen meiner Coachees am Thema Zeitmangement im Büro gearbeitet. Es stellt sich raus: Der größte Feind eines guten bewussten Zeitmanagements sind die E-Mails. Hier 5 Tipps, mit denen Du die Herrschaft über Deine Zeit zurück gewinnst. 

Die erste Frage, wenn ich mit Klienten an ihrem Zeitmangement arbeite ist: „Was tust Du als erstes, wenn Du Deinen Bürotag beginnst?“ Quasi alle antworten gleich: „Ich checke meine E-Mails.“ Und ebenfalls alle bestätigten mir: „Dann bin ich den Mails ausgeliefert und lasse mich von ihnen durch den Tag steuern.“ Also bitte, das kann doch nicht sein, oder??? Hier meine Tipps: 

1. Tue als erstes etwas Wichtiges!
   Bevor Du Deinen E-Mail-Eingang das erste Mal checkst, widme Dich einer wichtigen Aufgabe. Plane zum Beispiel erstmal, was Du an diesem Tag unbedingt erledigen willst. Oder vielleicht hast Du ein konkretes ToDo, das Du anpacken kannst, bevor Du Dich in den E-Mail-Strudel ziehen lässt. Rufe ein paar Kunden an, schreibe ein wichtiges Angebot, kümmere Dich um ein strategisch wichtiges Ziel. Ganz ehrlich, das ist alles wichtiger, als die paar E-Mails, die seit gestern reingekommen sein können. Aus meiner Erfahrung, kannst Du mindestens 30-60 Minuten vergehen lassen (und sinnvoll nutzen) bevor Du das erste Mal Dein Mailprogramm öffnest.
2. Checke nur 1-3x pro Tag Deine Mails
   Der größte Zeitfresser ist das ununterbrochene Checken von Mails. Irgendwas kommt ja immer rein, das Dich von Deinen eigentlich wichtigen Arbeiten abhalten kann. Nimm Dir deshalb bestimmte Zeiten vor, zu denen Du Deine Mails checkst. Wie oft Du das tust, hängt von Deinem Job ab. Mir zum Beispiel reicht es vollkommen, einmal am Nachmittag meine Mails anzuschauen. Im Vertrieb, wo Kunden auf Antworten warten könnten, ist vielleicht ein Morgens-Mittags-Nachmittags-Rhythmus besser. Mehr als drei Mal braucht es aber in fast keinem Job.
   Das bedeutet auch, dass Du die E-Mail-Benachrichtigungen unbedingt abstellen solltest. Wenn doch irgendwo auf Deinem Bildschirm ein kleiner Briefumschlag auftaucht, sobald eine Mail reinkommt, wirst Du der Versuchung nicht widerstehen können. 
3. Fasse Mails nur einmal an
   Wenn Du Dich schließlich den Mails widmest, mach Dir zur Regel, jede Mail nur einmal anzufassen. Wenn es schnell geht (bis zu 10 Minuten) beantworte sie sofort. Wenn sie nur zu Lesen ist, lies sie und wenn die Bearbeitung länger dauert, plane, wann Du das tun wirst. Überlege Dir auch gleich, wie lange das dauert. Dann kannst Du einen Termin oder eine Aufgabe planen und danach die Mail erst einmal vergessen. 
4. Vereinfache Deine Mail-Verwaltung
   Manche Menschen brauchen viel Zeit, um ihre Mails in Ordner und Unterordner einzusortieren. Und wenn das dann mal für eine Zeit nicht klappt und sich einiges im Posteingang angesammelt hat, artet schon das Sortieren zu einer zeitfressenden Aufgabe aus. Mein Tipp: Lass es ab sofort. Ich arbeite seit Jahren sehr erfolgreich mit einer ganz einfachen Struktur. Sie lautet: Posteingang :-). D.h. Ich sortiere gar nicht mehr, sondern lasse alles im Posteingang. Um etwas zu finden, nutze ich die Suchfunktion. Wichtige Mails bekommen eine Markierung (beim Mac ein Fähnchen). That’s it!
5. Erziehe Dein Umfeld
   Vielleicht sind Deine Kollegen daran gewöhnt, dass Du immer sofort antwortest. Das soll Dich trotzdem nicht davon abhalten, etwas zu verändern. Erziehe Dein Umfeld dazu, dass wichtige Themen per Anruf oder Message schneller beantwortet werden, Mails aber ein paar Stunden oder sogar einen Tag dauern können. Meistens geht es recht schnell, bis alle die neue Kommunikations-Strategie gelernt haben. Bis dahin brauchst Du etwas Mut und Konsequenz. Vor allem darfst Du Dir nicht selbst Vorwürfe machen, wenn Du nicht ununterbrochen erreichbar bist. Das musst Du nämlich nicht sein. 

Ich verspreche Dir, wenn Du nur einen dieser Tipps ausprobierst, wird sich etwas zum Positiven verändern. Wenn Du sogar alle umsetzt, wirst Du eine deutliche Entspannung Deines Zeitmanagement wahrnehmen. Viel Spass beim Umsetzen und gib mir gern ein Feedback, was es Dir gebracht hat.