Papierlos arbeiten

Ich arbeite schon seit vielen Jahren weitgehend papierlos. Aus meiner Sicht ist das nicht nur gut für die Umwelt, sondern erleichtert Dir auch das Leben. Wenn Du es auch probieren möchtest, sind hier meine wichtigsten Tipps.

Um von Papierstapeln, Blöcken und Postits zu einer papierlosen Organisation zu kommen, braucht es erst einmal eine Veränderung in Deinem Mindset. Sage dem Papier den Kampf an. Mach Dich auf die Suche nach den Papierfallen. Und analysiere die Ursachen Deiner eigenen Papierproduktion. 

Finde raus, wozu Du Papier nutzt. Machst Du Dir Notizen? Druckst Du alles Mögliche aus oder lässt Du einfach nur zu, dass andere Dich mit Papier zuschütten? Je besser Du verstehst, woher das Papier in Deinem Leben kommt, desto besser kannst Du gegensteuern und Alternativen finden. 

Tipp 1: Nicht mehr drucken. 

Druckst Du dir Dokumente aus, um dir Notizen darauf zu machen? Das geht auch elektronisch. In den Textverarbeitungsprogrammen gibt es die Korrektur- und Kommentarfunktion, die auch nachträglich noch nachvollziehbar ist. In pdfs kannst du ebenfalls Kommentare erfassen oder auch Textnotizen dazuschreiben. Wenn Dir das nicht reicht, brauchst Du wahrscheinlich meine Lieblings-App, die ich in Tipp 3 erwähne.

Vielleicht druckst Du auch, weil du Mühe hast auf dem Bildschirm zu lesen. In diesem kannst Du Dir vielleicht mit einem grösseren helfen oder mit zwei Bildschirmen, beispielsweise Laptop und Monitor arbeiten. 

Sobald Du Dich sensibilisierst, wirst Du Wege finden Ausdrucke zu vermeiden. Ich drucke fast nur noch steuerrelevante Unterlagen wie Rechnungen und Belege, weil ich dazu gesetzlich verpflichtet bin. Alles andere reicht mir in elektronischer Form. 

Tipp 2: Kein Papier mehr ins Haus lassen.

Ich bin mittlerweile total allergisch gegen jede Art von Papier, das mir jemand geben will. Das meiste davon gibt es nämlich auch in elektronischer Form. Ich lehne deshalb höflich alles ab, von dem ich weiss, dass ich es sowieso nur entsorgen würde. Flattern mir Prospekte oder Gratiszeitungen ins Haus, genügt in der Regel ein Anruf und der Versand wird gestoppt. Ich lasse mir keine Flyer mehr andrehen und entsorge die  unsäglichen Gutscheine, die an Supermarktkassen automatisch mit ausgedruckt werden sofort vor Ort. Natürlich gibt es auch Prospekte, die mich interessieren. Aber auch die finde ich alle online. Die einzige Ausnahme ist für mich der gute alte Ikea-Katalog. Der hat Tradition und darf bleiben. 

Tipp 3: Elektronische Notizen

Das wichtigste Helferlein für dein papierloses Leben ist eine Notizapp. Ich nutze Goodnotes 5 auf einem iPad 2018 mit einem Apple Pencil. In der App kann ich handschriftliche Notizen machen, pdfs vollschreiben, Fotos integrieren, Text einfügen und unendlich viel mehr. Ich habe für jeden Kunden ein Notizbuch mit allem, was zum Kunden gehört, inkl. Angeboten, Seminarplänen und Fotoprotokollen. 

Wenn ich trotzdem etwas nicht finde, hilft mir die integrierte Suchfunktion, die sogar meine schlechtesten Kritzeleien meistens noch erkennt. Ich nutze Goodnotes seit 7 Jahren und könnte mir meine Organisation ohne gar nicht mehr vorstellen. Leider ist die App ausschliesslich für Apple-Produkte verfügbar. Für andere Betriebssysteme scheint mir auf den ersten Blick die App Notability vergleichbar zu sein.

Tipp 4: Erinnerungen statt Postits

Manche Menschen pflastern ihr Umfeld mit Klebenotizen, um nichts zu vergessen. Dabei kann Dir dein Telefon alles abnehmen, so dass du an gar nichts mehr denken musst. Das einfachste: Sag Siri Bescheid: „Erinnere mich am Montag um 10:00 daran dass ich Andreas anrufe.“ Das führt zu einer sauber notierten Erinnerung, die am Montag um 10:00 Uhr erscheint. Der Vorteil an den elektronischen Erinnerungen ist zusätzlich, dass Du sie terminieren kannst. Du hast nicht immer alles vor Augen, sondern siehst nur, was gerade jetzt wirklich zu erledigen ist. 

Tipp 5: Sofort scannen

Ein weiterer wichtiger Helfer ist für mich eine Scanner-App auf dem Telefon. Mit dieser kann ich Papier, das ich brauche, aber nicht in physischer Form vorhalten muss, in guter Qualität einscannen. Ich nutze sie zum Beispiel auch, wenn ich ein Dokument unterschreiben und per Mail schicken muss. Einscannen, direkt aus der App mailen, erledigt. 

Fast noch wichtiger ist eine Visitenkarten-Scanner-App. Ich scanne alle relevanten Visitenkarten, die ich bekommen habe direkt ein. Je nach Druckqualität, werden die Daten meistens fehlerfrei erkannt. Wenn nicht, kann ich vor dem Speichern Korrekturen machen. Die erfassten Daten speichere ich in meinen Kontakten und die Visitenkarte landet im Müll. 

Für mich ist es einfach papierlos zu arbeiten. Ich kenne es gar nicht mehr anders. Und mein inneres „Papierwarnsystem“ arbeitet fehlerfrei. Das geht so weit, dass ich gar kein Papier in der Handtasche habe. Einmal musste ich deshalb einen Kunden um Papier für Notizen bitten, weil mein iPad-Akku leer war. Er fand es lustig – ich nicht so. Das ist mir seitdem aber auch nicht mehr passiert. Und der grösste Vorteil: Ich habe immer alles dabei und kann nichts mehr vergessen.